إعداد خطة المشروع

خطة المشروع :هي وثيقة تلخص بطريقة عملية الاستراتيجية التي سيتبعها المستثمر أو المنشأة لتحقيق الأهداف المرسومة من إقامة مشروع جديد أو توسيع مشروع قائم  وتتضمن أهداف المشروع ومراحل تنفيذه ومصادر تمويله والعوائد المتوقعة منه والكادر البشري الذي سينفذه .

ان أهمية وضرورة خطة المشروع بالنسبة لأي مستثم لاتقتصر على التأكد من جدوى المشروع ومن ثم  الحصول على التمويل اللازم له  من المصارف أو الاتفاق مع شريك محتمل بل هي تمثل حاجة دائمة وضرورية للمشاريع القائمة من أجل التطوير والتحديث والنجاح  وتمكين ادارة المشروع من  مواجهة  المصاعب والاستفادة من الفرص المتاحة لتعزيز قدرته التنافسية بشكل مستمر ، ولذلك تعتبر خطة المشروع وثيقة حية  ينبغي تحديثها بشكل منتظم..

يمكن أن يتم اعداد خطة المشروع من قبل المستثمر مباشرة أو من قبل فريق عمله ، كما يمكن أن يتم إعدادها من قبل استشاري مختص بتم تكليفه من قبل صاحب المشروع بهذه المهمة. يبين الهيكل التفصيلي التالي لخطة المشروع أقسام الخطة وما يجب أن يتضمنه كل قسم الأمر الذي يسهل عملية إعداد خطة المشروع من قبل المستثمر أو فريق عمله كما أنه يساعد  المستثمر في مناقشة ومتابعة الاستشاري المختص في حال تم تكليفه بإعداد خطة المشروع. 

من الضروري ، من أجل إعطاء انطباع ايجابي  للبنوك والشركاء المحتملين ، أن يتم إعداد خطة المشروع وفق الأسس والمعايير المعروفة( موقع الصناعي السوري يمكن أن يرشح لك أحد مستشاريه لإعداد خطة مشروعك في حال رغبت في ذلك) . وأن تكون الخطة موجزة ومصاغة بلغة بسيطة ومباشرة يفهمها القارىء

ونقدم فيما يلي شرحاً مبسطاً وموجزاً  لهيكل و أقسام  خطة المشروع :

1-الخلاصة التنفيذية :

تتضمن الخلاصة التنفيذية ملخصاً عاماً عن أهداف المشروع ونتائج أقسام خطة المشروع الأخرى مع بيان مقومات وعناصر نجاح المشروع ، لذلك فهي  تكتب عادة  بعد الانتهاء من إعداد أقسام خطة المشروع الأخرى وبما لايزيد عن صفحتين . من الضروري بذل عناية خاصة في إعداد الخلاصة التنفيذية حتى تستطيع اثارة اهتمام القارىء على متابعة قراءتها مع كامل أقسام الخطة .

2-ملخص عن المشروع :

يتضمن هذا القسم  شرحاً لرؤية وأهداف المشروع  وماذا سيقدم للسوق( منتج أو خدمة )  ، نبذة عن  تاريخ الشركة وتطورها ( اذاكانت قائمة حالياً) أو خطة البدء ( للمشاريع الجديدة) ، ملكية المشروع والشركاء وهيكلها القانوني ، مواقع الشركة والمرافق العائدة لها ، موجبات تطويرالشركة ، وموجز عن مبيعاتها الحالية ونموها .

3- منتجات المشروع :

يتضمن هذا القسم وصف المنتجات والخدمات التي  يقدمها أو  سيقدمها المشروع (من المفيد ابراز مزايا المنتج أو الخدمة بالنسبة لحاجة لزبون أوالمستفيد والفائدة منها ) ، مقارنة مع المنتجات المنافسة ان وجدت، اسلوب البيع والتحصيل ، كلفة المنتج أو الخدمة حاليا وكيف سيقدمها المشروع ، التكنولوجيا المستخدمة ، مستقبل المنتجات والخدمات التي يقدمها المشروع .

4- تحليل السوق :

تحديد سوق المنتج  والتغيرات التي تتم فيه ، حاجة ورغبات الزبائن للمنتج أو الخدمة التي سيقدمها المشروع . أين يتواجد هؤلاء الزبائن وكيف سيتم الوصول اليهم وايصال المنتج لهم ، من هم المنتجون الحاليون والمنافسون الرئيسيون ومقارنتهم مع المشروع، توزع السوق ، أنماط التوزيع ، أنماط الشراء من الموردين ومن هم ، واتجاهات النمو والتطور والتكنولوجيا والملكية الفكرية أو الامتياز . كيف ستتم مواجهة المنافسين وتحقيق مكان لمنتج المشروع أو الخدمة في هذا السوق وتطوره مستقبلاً.

5- خطة التسويق والمبيعات

التعريف بموقع المشروع الاستراتيجي ، والخطة من أجل النفاذ إلى السوق المستهدفة ، وما هي الأمور التي تجعل منتج المشروع أفضل من غيره ، وكيف سيتم  كسب ثقة الزبون  وولائه للمنتج والمشروع والمحافظة عليها.

كما يتضمن هذا القسم  شرح استراتيجية التسويق والتسعير والترويج والمبيعات المتوقعة عند بدء المشروع وللسنوات الثلاث القادمة و المراحل الرئيسية لتنفيذ المشروع  والتقنية المعتمدة وطريقة الانتاح والمعدات الرئيسية وبرنامجها الزمني والمالي والجهة المعنية بالتنفيذ.

6- البرنامج المادي والزمني لتنفيذ المشروع

شرح المراحل الأساسية لتنفيذ المشروع وموعد البدء بها وانجازها والجهة المسؤولة عن ذلك  وبيان معايير تقييم تنفيذ  كل مرحلة  .مع الإشارة إلى المخاطر الرئيسية  التي تواجه المشروع وكيفية مواجهتها.

7- الادارة والتنظيم

شرح البنية التنظيمية للمشروع ، فريق الادارة  الذي سيتولى تنفيذ وتوسيع المشروع والاعضاء الرئيسيين فيه  مع شرح موجز عن خلفياتهم  ومؤهلاتهم  وخبراتهم ووظائفهم،  وتحديد الفجوة في فريق العمل الحالي وكيف سيتم تأمينها ، خطة الموارد البشرية .

8- الخطة المالية:

يتضمن هذا القسم شرح الافتراضات التي تم على أساسها احتساب واسقاط المؤشرات المالية الأساسية للمشروع للسنة الأولى وللسنوات الثلاث ( أو الخمس) وهي: الأرباح والخسائر، تحليل  نقطة التعادل ، التدفقات النقدية ، الميزانية ، مؤشرات المشروع ، و الخطة طويلة الأمد .

9- ملاحق الخطة:

تتضمن الجداول والرسوم البيانية المتعلقة بكل قسم من أقسام خطة المشروع وبشكل خاص المبيعات والمالية  والادارة.

ملاحظات:

1-    حجم خطة المشروع يجب أن يتناسب مع حجم المشروع وحاجته .

2-    خطة المشروع الناجحة ليست في عدد صفحاتها ولا بأناقة وشكل غلافها

3-    في الحالات التي لايود المستثمر فيها الحصول على قرض أو شريك فإنه ليس من الضروري الالتزام بهذا المخطط وانما يتم الاكتفاء ( في حالة التطوير والتحديث) بالأقسام الضرورية لذلك.

4-    يجب صياغة خطة المشروع وفق الأسلوب المتبع في إعداد خطة المشروع ويمكن اضافة التفاصيل اللازمة والضرورية حسب حاجة المستثمر أو الشركاء أو طلبات البنوك .

خطة المشروع وثيقة عمل دائمة ومتجددة و لاتنتهي بتنفيذ المشروع أو الحصول على التمويل اللازم بل يجب أن تتحول إلى أداة للتطوير والتحديث المستمر.