لتحقيق الأهداف في موعدها

ضعف مهارات إدارة الوقت والتسويف كثيرا ما تؤدي إلى العجلة في آخر الفترة والتأثير على نوعية العمل المنتج ، عدم الوفاء بالمواعيد النهائية هي واحدة من الأخطاء التي يمكن بسهولة أن تؤدي إلى طرد الموظف  المسؤول الذي فشل في الالتزام  بالموعد المحدد لأنه  بمثابة  مسنن مكسور في آلة  يجب استبداله بسرعة. كيف يمكن للفنيين البيروقرطيين  تعلم إدارة الوقت بفعالية من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية بنجاح؟ الكاتبLeo Sun  ينصح  بما يلي:

1- تجزئة المهمة الكبيرة إلى مهام صغيرة

الدرس الذي لايتعلمه أبدا الكثيرون  منا هو أن مهمة واحدة كبيرة يمكن دائما أن تنجز بسهولة أكبر عند تجزئتها إلى أجزاء يتم تنفيذها على مدى فترة طويلة من الزمن. إذا أعطيت  مهمة لانجازها خلال أسبوعيين فلإنجازها  في الوقت المناسب يجب البدء في ذات اليوم  . عندما تتلقى أول مشروع، يجب وضع جدول زمني وتوزيعه  إلى أربعة أجزاء أو أكثر متباعدة  بشكل متساو. أعط  لنفسك مواعيد نهائية صغيرة  لكل جزء والوفاء بها  مهما كانت الكلفة  . الفشل في  انجاز مهمة جزئية في الموعد المحدد يعني عدم تلبية الموعد النهائي.

2- مكافأة نفسك

بعض الناس، يفتقرون إلى الانضباط الذاتي الضروري  لتجزئة المهمة الكبيرة إلى مهام جزئية  صغيرة . وهؤلاء الناس لا يقلقون فيما  إذا لم يستطيعوا انجاز المهمة الجزئية في موعدها فيقومون بالمماطلة والتسويف وتحديد مواعيد نهائية مرة ثانية وثالثة.. وسوف يصابون بالذعر فقط مع اقتراب الموعد النهائي السابق. الطريقة البسيطة لتنفيذ المواعيد النهائية الخاصة بك هي مكافأة نفسك. إذا كنت انتهيت من المرحلة الأولى من المشروع في وقت مبكر، كافىء نفسك  بسهرة أو هدية. إذا لزم الأمر.

3- التخطيط للمستقبل

الالتزام بالمواعيد النهائية  يشبه كثيراً لعبة شطرنج جيدة. لاعبو الشطرنج الجيدون  يخططون لخمس أو  10 خطوات مقبلة. لاعبو الشطرنج السيئون  يركزون فقط على الحركة الحالية. إذا كنت تركز دائما على الأحداث  القادمة قبل عدة أيام ، فسوف تكون أفضل استعداداً  للتعامل مع أي أزمة محتملة  تطفو على السطح. خصص يوم أو يومين بشكل دائم قبل الموعد النهائي لتلميع مشروعك  وإضافة اللمسات الأخيرة عليه . لا تركز فقط على اليوم – التركيز على كامل الأسبوع.

4- كن منظماً – التكنولوجيا هي صديقتك

هذا هو السبب رقم واحد الذي يجعل الناس يفشلون  في الوفاء بالمواعيد النهائية.هم  ببساطة غير منظمين . في هذا العصر وبوجود الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية والحوسبة السحابية، لا يوجد هناك ببساطة أي عذرلعدم التتظيم . ببساطة  يمكن ادخال الأحداث والمواعيد على جهاز الموبايل ويمكن حفظ الوثائق في جهاز الكمبيوتر ويمكن مشاركة الآخرين في تحريرها ، مما بسهل العمل . ملف الوثائق في جهاز كمبيوترك أو في حافظة المعلومات . الناس غالبا ما يضيعون الوقت في العثور على جزء من المعلومات حول  مشاريعهم عندما لا يتم تنظيمها، باستخدام “البحث” يمكن العثور على الوثيقة التي أقسموا أنهم حفظوها على سطح المكتب . حسن الانضباط الذاتي  ينعكس في مهارات تنظيمية جيدة.

5- كن قادراً على تلبية المواعيد النهائية قصيرة المدة

أخيرا، وليس آخرا، كن دائما على استعداد لتلبية المواعيد النهائية قصيرة المدة  ، إزعاج الموظفين والمدراء على حد سواء هذه تحدث في كل مكان عمل. إذا كنت قادرا على إدارة وقتك بشكل فعال، كما هو مبين في هذه المقالة  فإن الوفاء بالمواعيد النهائية المفاجئة قصيرة المدة  يجب أن يكون كالنسيم. الوفاء بالمواعيد في اللحظة الأخيرة بسلاسة وبهدوء يجعلك تبدو عظيماً .