3 خطوات لمراجعة أداء العاملين

خاص – الصناعي السوري

مراجعة أداء العاملين مسألة في غاية الأهمية وهي تستغرق وقتاً طويلاً وجهداً كبيراً . مراجعة الأداء تشجع العاملين على  العمل وفق قواعد الشركة والتوقف عن العادات السيئة، وتحديد الأولويات، وتوضيح المسؤوليات المكلف بها  كل موظف  مقابل المدير أو الشركة. القيام بمراجعة الأداء بشكل جيدا يعزز مهارات القيادة الفعالة.

يتناول  الكاتب  Frank V. Cespedes  في هذا المقال مراجعة الأداء ويبين ما يجب القيام به قبل واثناء وبعد اجراء تقييم الأداء.

الخطوة 1: قبل إجراء مراجعة الأداء …

1) وضع معايير واضحة

يجب على مديري المبيعات جعل المعايير الأخلاقية على مستوى الشركة و الصناعة واضحة.  يجب تحديد ما هو مهم، وما تتوقع من الموظف. قد يبدو هذا واضحا، لكنه في كثير من الأحيان لا يتم .

2) تحديد وقت كاف

استعراض دراسة دور الموظفين في الشركة ورواتبهم، وتوقعات الوظيفة هذه الأمور الهامة  لا ينبغي أن تؤخذ  بخفة  . القيام بمراجعة  سريعة يترك الموظفين  يشعرون بالخلط وعدم تقدير الأمور بقيمتها الحقيقية .

3) تحديد أمثلة محددة

حتى تكون المراجعة فعالة يجب أن تكون جزأً من عملية مستمرة، وليس عملية تتم لمرة واحدة. الإحاطة  بالأنشطة والسلوكيات التي أظهرها الموظف على مدار السنة بحيث تجعل  لديك أمثلة محددة لتقديمها  أثناء المراجعة وعدم حصرها بالقول  اعمل جيداً  وتجنب الشر والتفاهات. هذا يؤكد على أهمية تقديم  ملخصات بعد دعوات المبيعات، وعملية تحليل الفوز والخسارة .

4) اجراء محاكمة عقلية حول الأداء

هل يكافح شخص بسبب الحافز أو القدرة؟ أو بسبب الاثنين على حد سواء؟ بعض العاملين  قد يعمل بجد، ولكنه  يفتقر إلى قدرات معينة. في تلك الحالات، يجب النظر في التدريب أو المرافقة  لتعزيز أدائهم. موظفون آخرون قد يكون لديهم قدرات ذات الصلة ولكنهم يفتقرون إلى الحافز. هل الحوافز أو برامج المكافآت المختلفة تزيد  الدافع؟ هذه ليست محاكمة سهلة لكن ذلك ضرورياً  ويتطلب خطط عمل متنوعة وبدونها، فإنه من الصعب أن تكون عملية التقييم مثمرة للطرفين.

الخطوة 2: خلال تقييم الموظف …

عند تحضيرك للمقابلة  يجب عليك تجنب الوقوع  في التخمين  والتركيز على العوامل الخمسة التالية :

1) نقل نية ايجابية

ذكرّ موظفيك : بمراجعة نتائج اتصالاتهم لزيادة فعاليتهم . كمدير أنت  تظن أنهم موظفون قادرون  الحقيقة أنك تواجه اجتماع لإثبات ذلك. إذا كنت لا تعتقد أن قدراتهم  ودوافعهم يجب مدحها ، فسوف لن يكون لديك مراجعة اداء – سيكون لديك  اجتماع مختلف …..

2) قدم  ملاحظات محددة 

المشاركة في أمثلة محددة تساعد الناس على فهم أكثر وضوحا وتجعلهم أكثر انفتاحا على سماع الانتقادات. اعلام الموظف بأن  “أداءك  كان فظيعا” لا تساعده على فهم كيفية جعل أدائه  أفضل في المستقبل ويدعوه للدفاع . بدلا من محاولة القول: “كان عملك  غير فعال لأنه لم يتضمن معلومات عن التركيبة السكانية، إجمالي تكاليف دورة الحياة، أو شروط الدفع. في المرة القادمة افعل هذا البحث قبل المراجعة للحصول على نتائج أفضل. أنا سعيد لأظهر لك مثالا في وقت لاحق …. “. هذا النوع من الرد يجعل من السهل على الموظف قبول التعليقات السلبية واتخاذ الإجراءات التصحيحية. مرة أخرى، هذا يتطلب الكثير من الإعداد.

3) وضح تأثير السلوك أو العمل 

هذه الخطوة حاسمة لكل من الموظف و المدير. بالنسبة للموظف تحسين الأداء يعني في نهاية المطاف بعض التغيير في السلوك. لذلك، يتم التركيز على سلوكيات محددة، والإجراءات، والأداء. مرة أخرى، فإنه شيء واحد ليقول “أنت لم تتواصل مع المشتري.” انها شيء آخر تماما ليقول “أنت قاطعت  الناس خلال الاجتماع، وبالتالي كان المشتري أقل انفتاحا على الاستماع لأفكارك.” يجب توضيح فيما اذا كان هناك حقا مشكلة مع أداء المندوب أوهل الأداء تم تحقيقه باستخدام أسلوب كنت تود عدم استخدامه للقيام بهذه المهمة؟ كن  دائما واضحا حول الفرق.

4) اطلب من الشخص الآخر الرد

في المبيعات. شخصان يمكن أن يراقبا  نفس الحدث أو النتيجة ويفسرها كل منهما بشكل مختلف. الحوار في اتجاهين مهم ليس فقط لأنه مؤدب، ولكن لأنه يختبر الافتراضات والمنطق. ولكن، لا تدع هذه تصبح محاججة.

5) تحديد خطة العمل

ركز النقاش حول الخيارات والحلول. حافظ على الإيجابية. هذا الاجتماع يمكن أن يسمى مراجعة الأداء، ولكن في النهاية هذه الأحاديث هي حول  اليوم وغدا في السوق، وليس أمس في المكتب أو الدورة  التدريبية . لا توجد  مراجعة كاملة دون مناقشة الخطوات المقبلة التي يأخذ كلا الطرفين  فيها المسؤولية عن التغييرات المحتملة. ركّز على تحديد الأصول التي تمكنك أنت والموظفين من زيادة الفعالية والمعايير لاستخدامها في قياس التقدم المحرز بعد المراجعة .

الخطوة 3: بعد إجراء المراجعة  …

كما هو الحال مع التدريب، أكبر الأثار من مراجعة الأداء يأتي بعد المراجعة ذاتها . في كثير من الأحيان، ليس هناك متابعة وعليه تصبح  مراجعة الأداء حدثا سنويا معزولاً  وليس لها تأثيراً حقيقياً يذكر خارج مناقشة حجم المكافأة.

يتطلب تغيير السلوك تحديد الأهداف وتوفير التغذية الراجعة حول التقدم نحو تلك الأهداف. لضمان حدوث ذلك، اجعل  والمتابعة عملية دورية لمراجعة التقدم المحرز في ضوء المعايير  التي وضعت  في مراجعة  الأداء.