الأخطاء المحاسبية الشائعة للشركات الصغيرة

بفضل المجموعة الواسعة من التطبيقات المحاسبية المتاحة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم اليوم، صارمن  الأسهل أكثر من أي وقت مضى مسك السجلات المحاسبية الدقيقة عن حركة أموال شركتك . لكن في الوقت الذي جعلت فيه برامج المحاسبة عملية مسك الدفاتر والمحاسبة أسهل للشركات الصغيرة، فانها ايضاً تقوم ببعض الأخطاء المحاسبية الشائعة  والناجمة  عن قيامك  بتصنيف  المعاملات  بنفسك بشكل غير صحيح .بعض الأخطاء المحاسبية طفيفة وبسيطة وعندما يتم اكتشافها حتما من قبل شخص ضمن الشركة  فإنه من السهل تصحيحها .. ولكن البعض الآخر أكثر جدية ويمكن أن يكون له تأثيراً كبيرا على سلامة شركتك المالية . مع مرور الوقت، يمكن للممارسات المحاسبية الضعيفة تشويه واقع السلامة المالية لشركتك. وفي الحالات الشديدة، يمكن للأخطاء المحاسبية المتكررة والممارسات المحاسبية السيئة أن تؤدي بشركتك  نحو الإعسار .

في هذه المقالة يعرض الكااتب  Ivan Lavelle  ثمانية من الأخطاء المحاسبية للشركات الصغيرة الأكثر شيوعا وشرح كيفية تجنبها :

1. افتراض أن الأرباح تعني دائما التدفق النقدي

بفرض أنك أنجزت صفقة بمبلع 50000 $ يتم تنفيذها من قبل شركتك خلال ثلاثة أشهر وستكلف شركتك 20000$ لتمويلها فإنه  يمكنك حجز ربح 30000 $ من الصفقة قبل أن تقدم  أي شيء.الخطأ الكبير يكون ماذا يحدث إذا ظهرت مشكلة تؤدي إلى تأخيرانجاز الصفقة ثلاثة أشهر إضافية ؟ ما هي الزيادة في تكاليفك  التي تجعل تقديرها  بـ20000 $ غير دقيق؟

أنه من المغري أن تسجل كل صفقة كإيراد عندما تتم لانها في النهاية هي دخل جديد لشركتك ولكن القيام بذلك يمكن أن يجعل شركتك تبدو في وضع  أكثر صحة مما هي عليه حقا وتعطيك صورة مشوهة عن الحالة الحقيقية لشركتك.

2. عدم إعطاء مسك الدفاتر الجدية الكافية 

مفتاح المحاسبة الفعالة هوتسجيل كل شيء. من المعاملات الصغيرة إلى مدفوعات المبالغ الكبيرة من الزبائن والعملاء، من المهم التأكد من أن كل شيء يتم تسجيله  وتصنيفه  بشكل صحيح في حساباتك. مهما كانت شركتك  صغيرة ، المحاسبة الجدية تعطيك  صورة دقيقة يمكن الاعتماد عليها حول  صحة شركتك ، مما يتيح لك تحديد بالضبط مدى جودة (أو سوء )  أدائك في فترة معينة. من تصنيف الأنواع المختلفة من الموجودات والمطلوبات بشكل صحيح إلى إجراء فحص شهري لسجلاتك وحساباتك، واعتماد نظام  مسك الدفاتر والمحاسبة  بشكل جدي هو المفتاح لإبقاء شركتك  آمنة ماليا.

3. الفشل في تحديد الموظفين والمتعاقدين

هل لدى شركتك موظفين؟ إذا كان الأمر كذلك، هل هم موظفون دائمون ام موظفون  متعاقدون أو من شركات مستأجرة بعقود ؟ هناك فرق كبير بين الموظف والمتعاقد  وهو يجعلك تحتاج لحساب لكل منهم . فهم الفرق بين الموظف والمتعاقد، وكذلك النتائج المحاسبية لهذا الاختلاف، هو أمر حيوي لتجنب تسجيل حسابات شركتك  بشكل غير دقيق.

4. إدارة كل المحاسبة في المنزل

هل تقوم بجميع أعمال المحاسبة و مسك الدفاتر في المنزل؟ عند تشغيل شركة صغيرة بإيرادات محدودة، فإنه يمكن أن يكون مغريا خفض التكاليف عن طريق التعامل مع المحاسبة بنفسك.

في الوقت الذي يبدو فيه حرصك على القيام بالمحاسبة بنفسك وكأنه وسيلة رائعة لتوفير المال، فإنه يمكن في الواقع أن يكلف شركتك المال. المحاسب سيكلف أكثر من قيامك بالمحاسبة بنفسك ولكنه أيضا سوف يوفر لك المال. من التخفيضات الضريبية التي لاتعرف عنها شيئا إلى الأخطاء التي يصعب  اكتشافها من قبلك ولكنها سهلة بالنسبة للمحاسب الموجود في الشركة ، عدم ادارة كافة الأمور المالية في الشركة يفوت عليك فرصة لتوفير المال.

5. الفشل في التوفيق بين السجلات و الحسابات المصرفية

من المهم أن شركتك توفق حساباتها بشكل متكرر. التوفيق هو عملية التحقق من أن رصيد الحساب الوارد في سجلاتك المالية  دقيق  وصحيح و متطابق  مع حسابك المصرفي. من وقت لآخر، يمكن بعض التكاليف الصغيرة والنفقات التي قد لا تفكر في تسجيلها في ذات الوقت  ألا يتم تسجيلها . التوفيق بين حساباتك – من الحساب النقدي بالبنك إلى الحسابات الدائنة – يتيح لك تتبع وضعك المالي بدقة.

يجب على الشركات الصغيرة التوفيق بين سجلاتها  بشكل دائم كل شهر لضمان تسجيل جميع معاملاتها بدقة، ومنع سجلاتها من أن تصبح  غير متوافقة مع الوضع الحقيقي لحساباتها.

6. نسيان تسجيل المعاملات الصغيرة

كيف تتعامل شركتك مع معاملاتها الصغيرة؟ من السهل جدا التفكير بأن معاملات النقدية الصغيرة غير مهمة، ولكن من الضروري أن يكون لدى شركتك سجل بكل انفاقها ، مهما كان  ضئيلا. وهذا أمر مهم لا سيما في بيئات البيع بالتجزئة، حيث العديد من المعاملات تتم نقداً .ومن المهم أيضا تسجيل المعاملات الصغيرة مثل الدفع لتسليم البريد، حتى لو كان الثمن تافها.

ادارة  الصفقات الصغيرة تجعل من الأسهل بكثير إدارة الصفقات الاكبر. عن طريق مسك سجل للصفقات الصغيرة ستكون  قادراً على إدارة سجلاتك مع نمو شركتك في الحجم وزيادة عدد المعاملات.

7. ضعف التواصل مع المحاسب

هل يعرف محاسبك ما يحدث في شركتك؟ من المهم أن تحتفظ شركتك  بمعلومات كاملة  عن معاملاتها، و الأكثر أهمية أن يتم ايصال هذه المعلومات بطريقة واضحة للمحاسبة.الأخطاء االتي تبدو صغيرة مثل شراء منتجات أو خدمات وخاصة التكاليف المتكررة الشهرية وعدم الإبلاغ عنها  للمحاسب يمكن أن تسبب مشاكل جدية والكثير من العمل الإضافي .

التواصل بوضوح مع محاسبك ، والحفاظ على سجل ورقي لجميع المعاملات، سواء كان السجل رقميا أو غير ذلك، يجعل من الاسهل مراقبة دخلك وانفاقك .

8. عدم تخصيص ميزانيات واضحة لكل مشروع

هل بدأت شركتك بمشاريعها دون تخصيص ميزانية واضحة لكل منها؟ البدء  في المشروع دون أي فكرة عما يمكن أن تكون كلفته هو وسيلة سهلة ليكون الإنفاق الفعلي أكثر بكثير مما كنت تقصد . الفشل في فعالية الميزانية يجعل ايضاً من الصعب عليك كبح جماح المشروع الذي كلفك بوضوح أكثر مما ينبغي أن يكون. وهذا يمكن أن يسبب لشركتك انفاق مواردها  المحدودة على مشاريع ليس لديها عائد على الاستثمار.

كلما  أصبح عملك أكثر رسوخا، عليك أن تكون على علم بما يحتاجه من انفاق  لمواصلة العمل. هذا يجعل من السهل وضع الميزانيات للمشاريع التي تكون كبيرة بما يكفي لجعل النجاح ممكنا، لكن ليس بشكل مفرط أو مسرف.