اعداد خطة التحديث
1- أهداف عملية التحديث
أولاً: الأهداف المباشرة :
- حل القضايا التي تعرض الشركة للخطر المباشر (مثال على ذلك: دفع القروض الكبيرة بفترة زمنية قصيرة).
- إيقاف أي عملية مؤدية لركود الشركة أو تدهورها (مثال على ذلك: المحافظة على ذوي المهارات المهمة وتحفيزها وتطبيق برنامج صيانة قوي ).
- حماية ممتلكات الشركة.
- خلق أدوات لتحسين الإدارة (مثال على ذلك: أنظمة محاسبة التكاليف، أنظمة معلومات الإدارة، أنظمة اتصالات).
ثانياً: الأهداف البعيدة وهي كما يلي:
- تطوير المصنع والتجهيزات و وسائل الإنتاج بشكل عام.
- ترشيد المنتجات أو الخدمات.
- تطوير التسويق الفعال وأنظمة البيع والتوزيع.
- الحصول على رأس مال كاف والحفاظ على هيكلية فعالة له
- تحسين العمليات الداخلية.
- خلق سمعة جيدة للشركة في السوق وتطويرها.
- توظيف وتطوير وتحفيز الكادر الإداري والموظفين.
ولذلك تنقسم خطة تحديث وتطوير الشركة إلى قسمين مترابطين :
- اعداد الدراسة لتشخيصية الشاملة .
- اعداد خطة التحديث والتطوير
أولاً- الدراسة التشخيصية الشاملة للشركة
يجب على الدراسة التشخيصية الشاملة أن تغطي العناصر الرئيسية التالية:
1 – لمحة عامة عن الشركة .
2- السوق الاستراتيجية وتقييم الوضع التنافسي.
3 – تدقيق الموارد البشرية والإدارة.
4- التحليل المالي.
5 التدقيق الفني.
1- لمحة عامة
الهدف: جمع كافة المعلومات والبيانات الضرورية المطلوبة لإجراء الدراسة التشخيصية ولمساعدة الشركة في تقديم التقرير النهائي. ويتوجب على الشركة جمع معلومات وبيانات محددة وتقديمها بطريقة تبيّن هيكلية الشركة وطبيعتها والمنتجات والعمليات إلخ… ويجب أن تتضمن هذه المعلومات مايلي:
1- لمحة عامة عن الشركة وتاريخها
2 منتجات الشركة
3- بيانات حول القطاع الصناعي للشركة
4- الوضع الإجمالي للشركة
5- نتائج الدراسات المتوفرة (القطاع، السوق، المنتج، الاستراتيجية إلخ…)
2- السوق الاستراتيجية وتقييم الوضع التنافسي
الهدف: تنفيذ تقييم مفصل عن السوق والوضع الحالي للتسويق في الشركة الذي يؤدي إلى تطوير الأهداف التجارية واستراتيجية التسويق. ويتضمن تحليل كافة الدراسات و دراسة السوق والقطاع والمنتج والدراسات الاستراتيجية الموجودة وتقييمها وجمع كل البيانات اللازمة للسوق.
كما يجب جمع وتحليل وتقييم كافة بيانات التسويق العامة حول المنتجات والأسواق المحلية وأسواق التصدير وأسواق التشغيل للغير إلخ…حيث يتوجب تغطية العناصر التالية بشكل أساسي:
- تحليل كافة منتجات الشركة مع الأخذ بعين الاعتبار تجزئة السوق للمنتجات من حيث النوعية والحجم.
- تحليل مفصل حول رقم أعمال الشركة لأخر ثلاث سنوات كحد أدنى، وهذا التحليل يجب أن يكون عن المنتجات والأسواق وأقنية التوزيع والزبائن مع تحليل الطلب.
- تحليل حصة الشركة في السوق حسب المنتج وحسب موقعها محلياً وعالمياً ولفترة معقولة من الزمن وحسب المعلومات المتوفرة، ولكن على الأقل للفترة المقبلة التي سيتم خلالها تطبيق خطة التحديث.
- تحليل السوق المحلية: تحليل المؤشرات الرئيسية للقطاعات الرئيسية والفرعية وتحليل الإطار التنظيمي.
- تحليل السوق العالمية: تحليل النمو العالمي للاستيراد والتصدير والسوق العالمية للشركة والدول الرئيسية المنافسة وتحليل الفرص والتهديدات والعوامل التنافسية.
- تحليل إمكانيات المبيعات ونقاط قوتها محلياً وعالمياً.
- تحليل أنظمة التوزيع محلياً وعالمياً.
- تحليل طريقة تسعير منتجات الشركة ومستوى الجودة.
- تحليل المزيج التسويقي (الترويج والمعارض ووسائل الاتصالات والأبحاث والمعلومات إلخ…
- تحليل الهيكلية التنظيمية المتعلقة بالتسويق.
استناداً إلى نتائج التقييم والتحليل المتعلقة بالنقاط المذكورة أعلاه، يجب القيام بما يلي:
- تطوير الأهداف التجارية واستراتيجية التسويق الخاصة بالمنتجات والأسعار والتوزيع والمبيعات ومزيج التسويق.
- تحديد موقع الشركة حسب السوق الذي تسعى الشركة الوصول إليه محلياً أو عالمياً.
- تقييم الأسواق المحتملة عالمياً ومحلياً للمنتجات الرئيسية المرتبطة بالطلب حسب رقم أعمال الشركة ووحدة المنتج.
- تحديد وتصنيف أهم الصعوبات الاستراتيجية المتعلقة بالبيئة والسوق مع الإشارة إلى الفرص والتهديدات الناتجة عن ذلك.
- التنبؤ باتجاهات الحصة السوقية للشركة محلياً وعالمياً ولفترة معقولة من الزمن وحسب المعلومات المتوفرة، ولكن على الأقل للفترة المقبلة التي سيتم خلالها تطبيق خطة التحديث.
- التنبؤ بالطلب لفترة معقولة من الزمن وحسب المعلومات المتوفرة، ولكن على الأقل للفترة المقبلة التي سيتم خلالها تطبيق خطة التحديث.
3- تدقيق الموارد البشرية والإدارة
التعريف: تدقيق الإدارة هو تحليل منهجي مفصل للهيكلية التنظيمية للشركة والوظائف. ويركز على كافة الجوانب الإدارية والاستراتيجية والتنظيمية المتعلقة بالوظائف إضافة إلى أداء كل وظيفة.
الأهداف: يسعى تدقيق الإدارة إلى التأكد بأن مهام الشركة المتعددة تعمل بشكل كفؤ واقتصادي وفعّال ويجب القيام بما يلي:
- تحديد نقاط الضعف وتقييم تأثيراتها المالية.
- اقتراح توصيات يمكنها أن تحسن الوظائف التنظيمية وتجعلها متكاملة وترشد عملية الإنتاج وتقلص النفقات وتحسن الجودة والقدرة الإنتاجية وتحقق أقصى درجة انتفاع من الموارد البشرية والموارد الأخرى.
- تقييم قدرات الموارد البشرية للشركة وقدرتها على تطبيق خطة التحديث.
كما يتوجب تغطية العناصر الرئيسية التالية:
- تقييم الرسالة والاستراتيجيات.
- تقييم المؤسسة: من حيث الهيكلية التنظيمية والموظفين والمؤهلات والمتسربين من العمل ومعدل دوران العمل والحوافز وظروف العمل والرواتب.
- تحليل كفاءة الموظف حسب الآلة والنشاط.
- تقييم أنظمة معلومات الإدارة.
- تدقيق الإدارة: التخطيط والتطبيق والمراقبة.
- تحليل عملية سلسلة القيمة: من حيث المدخلات والعمليات والمخرجات.
- نقاط القوة والضعف.
من المستحسن أن يقوم فريق الدراسة التشخيصية بتقسيم المؤسسة إلى عدة وظائف مما سيساعد على توزيع المهام على كافة أعضاء الفريق.
4- التحليل المالي
جمع المعلومات المالية إضافة إلى المعلومات الأساسية المستخدمة في التحليل المالي ويجب القيام بما يلي:
- إعادة تعديل بيانات المحاسبة.
- تحليل الميزانية.
- تحليل بيان الدخل وحسابات الإدارة الشهرية.
- تحليل حسابات الأرباح والخسائر.
- تحليل بنية التكاليف وأسعار البيع.
- تقدير احتياجات رأس المال العامل.
- هيكلية رأس المال وإدارة محفظة الديون.
- تقييم وتحديد بعض المؤشرات المالية الرئيسية.
- تطوير العمليات المالية ونتائج التقييم والتوصيات.
5 – التدقيق الفني
يتألف التشخيص الفني من ثلاثة أجزاء أساسية:
- عمليات الإنتاج المعنية بالعمليات والموظفين والأنشطة والإجراءات والأنظمة.
- الجوانب الفنية المتعلقة بمباني المعمل والمعدات والآلات وتوضعها والمنتجات والمدخلات والطاقة الإنتاجية إلخ…
- الجوانب البيئية والتي تتضمن المقاييس و الاجراءات البيئية وإدارة النفايات وإجراءات الطوارىء , و الصحة والسلامة المهنية.
1 – عمليات الإنتاج : يجب تحليل وتقييم ما يلي:
- الهيكل التنظيمي (الرسم البياني).
- فريق العمل في إدارة الإنتاج: ويتضمن المناصب والأسماء والمسؤوليات والخبرة الإدارية للإدارة العليا والتدريب على الإدارة …
- فحص وتقييم كتيّب عمليات الإنتاج.
- أنظمة قسم الإنتاج.
- نوع نظام الإنتاج.
- أنظمة المشتريات.
- أنظمة التحكم بالمخزون.
- أنظمة تخطيط الإنتاج.
- أنظمة التحكم بالإنتاج.
- نظام الصيانة.
- عمليات البدء بالإنتاج.
- طرق الإنتاج.
- أهداف عملية الإنتاج.
- التنظيم الهندسي.
- نظام الأتمتة.
- نظام إدارة الجودة (كافة المستلزمات).
- خطة تدريب فريق العمل.
- التشجيع والتحفيز.
- مقاييس النظافة والترتيب.
- نظام العمل.
- الكفاءة في العمل.
- العلاقات الصناعية.
- نسب الإنتاج (الكلفة بالنسبة لوحدة المنتج والزمن).
كما يجب مقارنة النتائج بالمعايير المحلية أو العالمية بطريقة تعكس استراتيجيات التسويق على الشركة.
2- الجوانب الفنية للإنتاج: وتشمل ما يلي:
- المعمل والمباني الأخرى.
- التجهيزات والآلات والمعدات.
- تخطيط المعمل.
- المنتجات ومدخلاتها.
- عملية الشراء.
- نظام الصيانة.
- تزويد الطاقة.
- نظام النقل.
- الأمور اللوجستية.
يجب مقارنة النتائج بالمعايير المحلية أو العالمية بطريقة تعكس استراتيجيات التسويق على الشركة كما يتوجب تقييم إمكانيات ومقدرات الشركة في رفع كفاءة الإنتاج أو تحديد ما يتوجب فعله لتحقيق ذلك.
توصيات ونتائج:
استناداً إلى نتائج التدقيق الفني، يتوجب اقتراح كافة البرامج والأنظمة والإجراءات والاستثمارات الضرورية لخطة التحديث، ويجب أن تكون هذه المقترحات متوافقة مع استراتيجيات التسويق في الشركة.
ثانياً- خطة التحديث والتطوير
استناداً إلى نتائج الدراسة التشخيصية يتم وضع خطة التحديث بحيث تتضمن المعلومات التالية:
- مسح مختصر حول الوضع الراهن.
- خطة التحديث والتطوير.
- تحليل الكلفة والتوقعات.
- تطوير الموارد البشرية والتنظيمية.
- دراسة العائد على الاستثمار.
1 – مسح مختصر حول الوضع الراهن:
يجب تقديم ملخص عن دراسة متكاملة بالتفاصيل بحيث يتمكن مستخدم الخطة من فهم الوضع وإمكانيات الشركة، مع شرح نقاط القوة والضعف في الشركة في مجالات التسويق والأمور الفنية والمالية.
2- خطة التحديث : يجب أن تغطي خطة التحديث المجالات الخمس الرئيسية التالية وهي:
- خطة العمل على المدى القصير والتي تعتبر إجراءات عاجلة في المجالات المالية والمبيعات والإنتاج والتوظيف والإجراءات والأنظمة والإدارة.
- خطة العمل على المدى المتوسط في مجالات المبيعات والتكنولوجيا والشؤون المالية والتوظيف إضافة إلى خطة عمل عامة فيما يخص تخفيض الكلفة وتحسين المؤسسة والإجراءات والموارد البشرية والإدارة.
- خطة التدريب: شرح مجال التدريب وعدد وطبيعة المتدربين والجدول الزمني ووصف التدريب وتكلفة التدريب بالتفصيل.
- خطة المساعدة الفنية: شرح المجال والتفاصيل والجدول الزمني والتأثير الفني وتكلفة برامج المساعدة الفنية، حيث يجب تغطية كل من مجالي التسويق والتقانة.
- خطة استثمار المواد: شرح ماهي الآلات الجديدة والبرامج والأجهزة والجدول الزمني والأثر الفني وإعطاء وصف مفصل عن كل مادة وتكلفتها.
3- تحليل الكلفة والتوقعات:
- يجب شرح تكاليف خطة التحديث في جدول واحد مع تقسيم التكاليف على مدة تطبيق الخطة والتي يجب أن تكون ثلاث سنوات كحد أدنى.
- التنبؤ بالإنتاجية و العائدات و التكاليف و العجز لثلاث سنوات مقبلة كحد أدنى.
يجب وضع الافتراضات المتعلقة بالمبيعات والإنتاج وتطور التكاليف والمنتجات مع الأخذ بعين الاعتبار النقاط التالية:
- الأهداف المتوقعة للسنوات المقبلة.
- الاتجاهات الماضية التي أدت إلى تطور الشركة.
- أثر التغييرات المتوقع حصولها بعد تطبيق خطة التحديث على خطط الإنتاج وعلى تكاليف الإنتاج.
- إجراء التحليل في المجال الفني والتسويق والمبيعات والقيام بالدراسات والتدقيقات.
يجب وضع الافتراضات بشكل دقيق لأنها تشكل قاعدة التوقعات المالية، ويمكن لهذه الافتراضات سواء كانت إيجابية أو سلبية أن تؤثر على التوقعات بشكل غير صحيح وأن تضلل أصحاب الشركة، كما يمكنها أن تتسبب بحدوث مشاكل جديدة في المستقبل.
ستؤثر الافتراضات بشكل أساسي على مايلي:
4 – تطوير الموارد البشرية والتنظيمية:
تتطلب خطة التحديث في معظم الحالات إجراء تغييرات تنظيمية وإعادة تشكيل الشركة بشكل كامل. وغالباً ما تكون عملية إعادة الهيكلة الإدارية والتنظيمية أهم من تحسين رأس المال، ولهذا السبب يجب التركيز على تطوير الأدوات الإدارية بكافة تفاصيلها، ومن المهم أن تشمل هذه التغييرات تطوير الشركة على المدى المتوسط والبعيد وأن لا تكون مخصصة فقط لحل المشاكل المباشرة. إن الشرط الأساسي لتحقيق هذا هو توفر موارد بشرية مناسبة وبالتالي يتطلب وضع خطة تحديث فعالة مايلي:
- مراجعة المهارات الموجودة على أرض الواقع.
- وضع خطط لتطوير المهارات والمواهب.
- توظيف أشخاص ذوي مهارات إضافية.
يجب أن يتم تحديد التغييرات في الخطة وكيفية تنفيذها وما هي المدخلات الضرورية وتحديد الموارد الخارجية التي يجب استغلالها، والأهم من ذلك يجب تحديد كيفية القيام بالتغييرات وكيفية تنظيم التطبيق الفعلي. من الجدير ذكره أن نوعية الإدارة لكل من عملية التحديث والشركة هي عامل مهم في الحصول على تمويل خارجي، كما يجب تحديد الإجراءات المطلوبة لتطوير المهارات وأن يتم اقتراح برنامج معين إذا أمكن ذلك، ويجب الأخذ بعين الاعتبار إمكانية التدريب خارج المعمل (كعامل محفز) أو داخله، إلا أنه من غير المعقول التعريف بهكذا برنامج خارج الشركة وبعيداً عن مواردها البشرية.
5- دراسة العائد على الاستثمار:
بعد أن تم التعرف على خطط العمل وإنشائها والتي سيتم تحديث وتطوير الشركة استناداً إليها، يجب المضي نحو وضع المستلزمات المالية لهذه الخطة والتي ستتطلب الأمور التالية قبل أي شيء:
- جدول بالاستثمارات الجديدة المخصصة للفترة التي سيتم خلالها تطبيق الخطة وهي ثلاث سنوات كحد أدنى.
- التنبؤ بكافة النفقات والعائدات للفترة التي سيتم خلالها تطبيق الخطة وهي ثلاث سنوات كحد أدنى.
- التنبؤ بشكل الاستثمارات الجديدة للفترة التي سيتم خلالها تطبيق الخطة وهي ثلاث سنوات كحد أدنى.
- التنبؤ بقائمة الدخل وحسابات الأرباح والخسائر للفترة التي سيتم خلالها تطبيق الخطة وهي ثلاث سنوات كحد أدنى.
- التنبؤ بميزانيات الفترة التي سيتم خلالها تطبيق الخطة وهي ثلاث سنوات كحد أدنى.
- تحليل التدفق النقدي.
- تحليل مؤشرات صافي القيمة الحالية ومعدل العائد الداخلي.
- مصادر التمويل: في أغلب الحالات يتم تمويل الخطة من موارد خارجية ومع ذلك يوجد استثناء واحد وهو الحصول على الأموال عن طريق التخلص (بيع) من الموجودات الثابتة. وقد يؤثر التأخير أو الرفض في تمويل جزء من البرنامج أو كامله على نجاح خطة التحديث وبالتالي يجب أن تشمل الخطة فقط موارد التمويل التي تم الاتفاق عليها مع المستثمرين أو المقرضين وبشكل خاص في دراسة العائد على الاستثمار.
من الضروري تحديد ما يلي فيما يخص مصادر التمويل:
- تحديد المبلغ بالعملة المحلية أو الأجنبية في حال كان مصدر التمويل قرضاً دولياً (خارجي).
- كشف حساب لتحديد الهدف من الائتمان.
- مدة الائتمان وطريقة التسديد وفترة السماح.
- معدلات الفائدة والعمولات والقسط التأميني المحتمل.
- الضمانات المطلوبة وتكلفتها.
- خلاصة واستنتاجات عن دراسة العائد على الاستثمار .
التعليقات الجديده